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Conservazione fatture elettroniche PA, qualche chiarimento

| Categoria: Attualità | Articolo pubblicato in Spazio Aperto
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La conservazione sostitutiva delle fatture è una parte integrante del complesso sistema della fatturazione elettronica, incentivato dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione nel 2014 e, poi, con il successivo ampliamento nel 2019 verso la fatturazione elettronica anche tra privati e verso consumatori.

Ma che cosa si intende per conservazione delle fatture? E come gestire la conservazione fatture elettroniche PA?

Per fornire tutti i chiarimenti del caso anche ai non addetti al settore, ricordiamo che con il termine di conservazione sostitutiva della fattura o di altro documento si intende una procedura informatica che può conferire valore legale nel tempo a un documento informatico. Si tratta, per certi versi, di una procedura che consente oggi di poter equiparare la validità di un documento originale cartaceo, a un documento informatico.

Numerose sono le utilità che si possono ottenere attraverso tale processo. Si pensi, ad esempio, alla possibilità di conservare per più tempo e in condizioni di maggiore sicurezza le fatture che devono – appunto – essere conservate per diversi anni. Peraltro, in tal modo le imprese e la pubblica amministrazione possono facilmente ridurre i costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione dei documenti legali e delle fatture, contenendo gli spazi e i costi per il materiale di stampa.

Introdotto quanto sopra, giova anche sottolineare come la conservazione sostitutiva delle fatture viene disciplinata in maniera piuttosto precisa dal legislatore, e richiede di seguire alcuni step formali che possono fortunatamente essere automatizzati in buona parte grazie ai software gestionali oggi più utilizzati.

In particolar modo, il primo passo sarà quello di emettere una fattura elettronica direttamente in formato Xml, ovvero con uno schema di dati strutturati, che ha gli stessi contenuti informativi della tradizionale fattura cartacea.

In secondo luogo, la fattura elettronica deve essere integrata di un’apposita firma elettronica qualificata: senza tale sigla digitale, la fattura non potrà essere evidentemente conservata regolarmente. Si giunge poi alla fase dell’indicizzazione: alla fattura in formato elettronico, infatti, viene associato un sotto insieme di dati (il numero della fattura, la partita IVA del cliente, e così via), che permettono di indicizzare il singolo documento e di poter effettuare le successive ricerche nell’archivio, qualora di interesse.

L’iter non è però finito. La singola fattura diventa infatti parte integrante di un lotto di conservazione, che può raggruppare anche diverse fatture, generalmente per arco temporale di riferimento. Il lotto dovrà assicurare sia l’ordine cronologico, sia la completa continuità per ogni periodo di imposta. Non sarà dunque possibile avere in un lotto le fatture n. 1 e n. 5, se prima non si è provveduto ad inserire anche la n. 2, la n. 3 e la n. 4.

Arriviamo poi all’ultimo stadio, che è quello della marcatura temporale con firma elettronica qualificata, da parte del responsabile della conservazione sostitutiva. Completato tale percorso, i lotti di fatture sono digitalmente conservati per 10 anni, secondo quanto previsto dalla normativa. Per tale step conclusivo entra in gioco una figura specifica prevista dalle norme di legge, appunto il responsabile della conservazione sostitutiva.

Insomma, un iter piuttosto complesso, che vede la partecipazione di più operatori, dei quali però l’utente finale non avrà particolare consapevolezza, considerato che la maggior parte delle attività è completamente automatizzata!

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