Capita sempre più spesso per chi ha esigenze in ambito lavorativo di dover richiedere e ottenere la cosiddetta firma digitale elettronica. Si tratta di una procedura sempre più richiesta, spesso necessaria per chi svolge un certo di mansioni e di attività in ambito lavorativo, formativo e accademico. 

Autenticità, integrità e non ripudio: di cosa si tratta

La firma digitale si basa essenzialmente su tre principi: l’autenticità, l’integrità, il non ripudio. Andiamo quindi brevemente a spiegare questi principi, prima di entrare nello specifico sulla modalità più semplice e immediata per ottenere la firma digitale e la richiesta di firme elettroniche. Il concetto di autenticità è fondamentale nonché necessario visto che ci assicura sull’identità della persona, impresa che andrà a firmare il documento richiesto. 

L’integrità invece verte su un altro concetto cardine per questo genere di procedure: in questo caso ci andiamo ad assicurare che i documenti dopo essere stati firmati non possano essere successivamente modificati. Il non ripudio è utile per il fatto che il documento firmato in forma digitale non potrà in seguito essere disconosciuto da chi lo ha sottoscritto. 

Perché è così utile oggi ottenere una firma digitale

Questo tipo di firma digitale può essere utile quindi per diversi generi di attività, passando dalla validità di un contratto, per le fatture e per altre voci come i bilanci, gli ordini di acquisto, i verbali di riunioni, le comunicazioni con una PA e per altro ancora. Come possiamo facilmente intuire oggi per chi si muove in termini privati, in ambito lavorativo e professionale poter utilizzare la firma digitale è un vantaggio dato che tenderà a snellire e a velocizzare pratiche che in genere erano piuttosto noiose, lunghe, ma soprattutto molto dispendiose, per chi le doveva svolgere. 

Sotto questo profilo possiamo vedere come il lavoro digitale oggi ha risolto molte questioni, limitando il tempo di gestione, la procedura e altre problematiche che fino a 20-30 anni fa richiedevano tempo e una spesa del tutto differente. Per questo motivo infatti oggi molte attività vengono svolte o affiancate da operatori che svolgono la propria attività da remoto, in smart working, recandosi in sede solo quando richiesto o necessario. Tuttavia è importante saper gestire ogni attività anche in modalità remoto, visto che il nostro punto di vista cambia e deve adeguarsi ad altro tipo di problematiche, che fanno parte del quotidiano per chi svolge questo genere di mansioni.

Come far firmare praticamente da altri utenti un documento in formato PDF

Come per molte altre attività, anche la pratica di firmare documenti PDF è diventato un sistema estremamente semplice, funzionale e rapido da ottenere al fine di richiedere la firma online di una o più persone. Cliccando su seleziona file o trascinando e rilasciando il file, avremo eseguito il nostro primo step. Successivamente andremo quindi a selezionare il nostro documento per chi stiamo richiedendo una firma multipla. Acrobat a questo punto avrà caricato il nostro file desiderato. Per l’utente ora bisogna eseguire l’accesso per inviarlo a chi deve apporre la firma elettronica. Il passaggio successivo prevede l’aggiunta degli indirizzi email dei destinatari. Dopo aver eseguito questa operazione possiamo fare clic su avanti. Gli ultimi due step prevedono invece l’azione di contrassegnare i punti che dovranno essere compilati e firmati dai nostri destinatari. A questo punto ci basta fare clic su invia e mandare quindi il nostro documento che deve essere firmato. Molto più semplice di quanto possa sembrare, in effetti, utilizzando il software e il programma giusto.

Perché le firme elettroniche sono realmente sicure?

Utilizzando gli strumenti di una realtà come Adobe per quanto concerne la racconta delle firme, possiamo avere la certezza che queste siano sicure. In questo caso viene infatti utilizzata la tecnologia all’avanguardia di Acrobat Sign, che protegge a più livelli i nostri documenti, i quali non possono essere editati, sostituiti e modificati da terze persone. Proprio per questo motivo devono essere utilizzati programmi a norma di legge per eseguire questo genere di operazioni. Le eventuali manomissioni vengono infatti segnalate dato che con questo software abbiamo la possibilità di tracciare e gestire le richieste di firma, creando un utile percorso di verifica con le marche temporali del caso. 

Come si invia un documento in PDF per richiedere le firme di più persone

Può capitare di dover sottoporre lo stesso documento da firmare a più persone. In questo caso è importante oltre che necessario aggiungere più indirizzi email durante il processo di configurazione del nostro documento-file. Durante questo genere di operazione possiamo anche attribuire i campi di firma per utenti specifici. Inoltre dopo aver eseguito questa procedura standard riceverete una notifica nel momento in cui il vostro PDF sarà firmato, sempre attraverso la rete di gestione di Acrobat. Firmare digitalmente un documento aggiunge un valore di autenticità e di integrità, che oggi è sempre più richiesto in ambito professionale e formativo.